Klubsekretær manual

Klubsekretæren er ansat af bestyrelsen med det overordnede formål at
bistå bestyrelsen i dens mangeartede opgaver. Nedenfor følger en manual til arbejdsopgaverne:

Mødeplanlægning og mødeforberedelse
– forberedelse af bestyrelsesmøder
– deltage som referent i bestyrelsens møder og generalforsamlinger
– forberedelse af forældremøder booking, indkaldelse
– bistå ved afvikling af forældremøder

Get2sport/-coffee
– bistå ved organisering af diverse projekter
– kunne træde ind som afløser for den ansvarlige.

Lokalebookning
– udforme og afsende ansøgning til træningstider hverdage inden 1. januar for følgende sæson.
– udforme og afsende ansøgning om weekendtider for efterfølgende sæson inden 1. april.
– udforme og afsende lokaleansøgninger til særlige arrangementer, bl.a. jule- og sæsonafslutninger, egne stævner, talentcenter-pinsecamp, ekstra kampe og træninger, sommertræning osv.
– have overblikket over det reserverede.
– aflyse tider, vi ikke bruger. Primo september for efterårssæsonen. Primo januar for forårssæsonen.

Turneringstilmeldinger
– tilmelde hold til seniorturneringen ultimo maj, og evt. igen til jul
– tilmelde hold til ungdoms grand prix-turnering og fast forårsturnering
– tilmelde hold til teenvolley- og kidsvolleystævner (onsdage kl. 10)

Pressekontakt til Sydkysten
– bistå klubbens presseansvarlige med at samle bidrag fra de forskellige meddelere.

Trænerkontrakter og børneattester
– indsamle og opbevare trænerkontrakter
– indsende børneattester efter standardprocedure

Administration af medlemsdelen af websiden
– være kontaktperson vedr. oprettelse og sletning medlemmer
– oprette arrangementer, specielt vedr. kidsvolley- og ungdomskampe, så oplysninger kan genfindes

Tryksager og sedler
– printe og kopiere alle mulige sedler
– aflevere og afhente større opgaver til tryk på kommunens trykkeri ved Rådhuset
– bistå ved udformning af sedler og tryksager,

Administration i forbindelse med særlige arrangementer
– rundsende invitation til egne stævner, modtage tilmeldinger, udforme hjælperplan

Skolestævner
– bistå ved administration af skolestævner i forhold til forbund, skoler samt præmier.

Sponsorkontrakter og sponsorarbejde
– bistå klubbens bestyrelse med sponsorsøgning, sponsorpleje samt administration af sponsoraftaler

Kontaktperson
– passe postboksen “post@ishojvolley.dk” og bistå med kontakten til overordnede organer, såsom Ishøj
kommune, Ishøj Idrætsråd, DGI, SVBK og DVBF
-Ansøge om medlemstilskud, rejserefusioner, kursusrefusioner samt foretage indberetninger af medlemstal
til overordnede instanser

Liga
-Modtage aflysninger af træninger og meddele dette til kommunen/hallen